Coordination des événements :
Comprendre les besoins spécifiques des groupes et proposer des solutions personnalisées, en respect avec la réalité de chacun des départements de l’Auberge.
Préparer les fonctions et transmettre les informations aux équipes concernées via les réunions de fonction.
Participer aux visites de repérage et diriger les réunions pré-événement (pré-congrès).
Inspecter les lieux avant l’arrivée des groupes pour assurer le bon déroulement des événements.
Relations clients :
Maintenir une communication continue et professionnelle avec les organisateurs.
Planifier avec les organisateurs les détails logistiques : menus, salles, équipements techniques, activités, prestataires externes.
Répondre aux demandes particulières des groupes avec proactivité et créativité.
Gestion administrative :
Configurer les groupes dans le système de réservation : tarifs, chambres, distribution des charges, etc.
Effectuer la facturation pour chacun des groupes
Documenter et archiver les éléments importants liés à chaque événement.
Toute autre tâche connexe.
Communication interne :
Assurer une excellente coordination entre les départements pour garantir une expérience client fluide.
Être un lien facilitateur pour les gestionnaires d’équipe lors d’événements complexes.
Participer activement aux réunions de l’équipe des ventes et à la communication interne.
